【書きたくない】請求書に発行者住所は記載不要!なぜ必要とされる?書かない場合の注意点も解説

請求書に住所記載は不要!必要とされるのはなぜ?書きたくない場合の対応方法も解説

請求書は、企業間取引では当然として、個人事業主やフリーランスの事業所が取り扱いを行う場合でも欠かすことはできません。

発行せずに口頭で請求すると、実際に支払いが行われないといったトラブルの発生の可能性が出てくるだけでなく、請求者は青色申告で税額控除を受けるためには、すぐに提示できるようにしておくことが消費税法で決められているのです。

 

しかし実際にはいざ請求書を作成しようとしたときにどのような項目を記入するべきか迷う方も多いのではないでしょうか。なかでも、問題になりがちなのが請求書に記載される住所です。

特にフリーランスで活動している方などは自宅を事務所にしているために、記載に抵抗がある場合もあるでしょう。

 

本記事では、請求書発行の内、特に「住所」の取り扱いに関して焦点をあてて解説いたします。

請求書に住所の記載は必要か?

結論、法的には請求書に住所を記載する必要はありません。

一般的に、請求書の作成に必要になるのは、請求者の宛先(住所)、請求内容、支払期日、振込先など発行者の情報です。

しかし、自宅を事務所としてビジネスをおこなっている場合は、請求書から住所がバレることでプライバシーが侵害されたり、ストーカー被害に遭ったりする可能性も否定できません。

「トラブルが起きた時に、自宅まで押しかけられやしないか?」など考えると、請求書への住所記載をためらう方も多いのではないでしょうか。

そんな方は安心してください。冒頭に記載したとおり、請求書に発行者の住所記載は不要です。誰が債権者・債務者なのか、提供した役務の内容とその代金などと言った、支払いに必要な情報さえ記載されていれば効力はあるのです。

 

しかし、次に述べるような理由から、半ばビジネス上のマナーとして書くのが一般的になっているのも事実なのです。。

なぜ請求書に住所の記載をする必要があるとされているのか?

請求書になぜ住所の記載をするのか、代表的な理由としては以下の2点です。

慣習に従い、社会的な信用を得るため

法的な義務はなくとも、一般的には請求書に住所などの個人情報を記載することが多いと言えます。それは、住所を記載することによって「社会的信用」を得やすくなるからです。

 

このことは、例えば名刺の例を思い浮かべれば納得できるのではないでしょうか。

仮に名刺に名前と、屋号だけ表記されている場合と、住所まで表記されている場合ではどちらが安心して取引ができるのかという比較です。

やはり、名前と屋号だけの場合、その名刺を受け取ったときに不安感を感じてしまうのは否めないのではないでしょうか。

 

仕事をしていく上では、信頼関係の上で仕事をしていくことがとても大切です。そんなときにはやはり住所などの情報が一つでも多く明白になっている方が安心感をもって取引ができるのは当然と言えましょう。

法的には問題なくても一種のビジネスマナーにはなっているという認識は必要でしょう。

トラブルを避けるため

前述したとおり、請求書に住所を記載しないと相手に不信感を与えて、健全な信頼関係を築きづらくなることが考えられます。

 

実際にお会いしたことがある方とのお仕事なら住所を伏せていても問題がないこともあるでしょうが、一度も対面せずに契約締結から役務提供、代金支払いまで完結する業務ではそうはいきません。相手が信用できる人物かの判断材料として住所記載がなければやはり信用度の面で不利になります。

また、契約書や請求書を郵送する場合に、配達時のトラブルを避けるという意味においても、住所を記載することは大きな意味を持ちます。

 

例えば封筒に差出人住所がなければ、配達のトラブルが発生した時に差出人に戻すことは出来なくなります。当然のことながら郵便物が行方不明の状態になってしまうのです。

切手の料金不足が発生した場合はどうでしょうか。受取人に不足金額の請求がなされてしまい、相手側に迷惑をかけることは容易に想像ができます。

 

このようなトラブルを防ぐには住所を開示せざるを得ないのが現実です。

請求書に書くべき項目

信用度を上げるには住所の開示が必要と申し上げましたが、そうもいかない事情がある場合も実際にはあります。その対策は後で述べるとして、ここではまず請求書の書き方や書式について解説します。

明確にルールがあるわけではありませんが、一般的には以下の項目を記載します。

  • 会社名、部署名、担当者名といった請求書の宛先
  • 請求内容
  • 消費税
  • 発行日
  • 支払期日
  • 名前、住所、連絡先などの発行者情報
  • 金融機関の振込先
  • 請求書を管理する番号
  • 特記事項(特にある場合)

これらの項目がきちんと記載されていれば請求書の書式として大概の場合は通用します。

取引先と事前に取り交わした書式がある場合は、そちらに従いましょう。書式や注意事項に関しては事前に確認しておくことでその後の対応がスムーズになります。

書き方の基本としては、他の書類と区別がつきやすくするために以下のようにします。

  • 一番上の中央に大きめの字で「請求書」と記載します。
  • その下の左側に請求書の「宛先」、右側に「名前と住所」を記載します。

名前と住所は請求書の用紙の右上に来るのが基本で住所は郵便番号、都道府県、市区町村の順で書くのが一般的となっています。

連絡先の記載は必要か?

請求書に記載する発行者情報としては、名前と住所だけでなく、受け取った側が問い合わせることを考えて電話番号などの連絡先も含めた方がよりよいでしょう。

一般的には、携帯電話より固定電話の番号の方が信用性の面ではプラス評価ですが、個人事業主やフリーランスの場合は携帯電話の番号というケースも今では多くなっています。

自宅を事務所にしている場合は、固定電話を連絡先にして外出すると逆に連絡が取れなくなるために、携帯電話の番号を記載して連絡をつきやすくすることも今では珍しくありません。

捺印・押印は必要か?

請求書に捺印・押印する必要があるかどうかに関しては、意見の分かれるところでもあります。なぜならば、請求書自体の書式が法令で定められているわけではないからです。

ちなみに、「捺印」とは自筆の名前に印を押す行為のことを指します。一方、「押印」は自筆以外の方法で記された名前に印を押す行為、または、記名のない箇所に印を押す行為を指します。つまり、自筆署名の有無がポイントです。

話を戻しましょう。極端に言えば、請求書自体が発行しなくても法律的には全く問題がないわけですから、当然捺印に関しても法律上は求められていません。

 

しかし、ビジネス上の慣例という観点からみれば、捺印は請求元が作成した書類であるという根拠になります。

また、偽造しようとした場合、捺印がないよりあった方が難易度は高くなりますので、一定の不正防止効果があるためやはり捺印をせざるを得ないケースが多いでしょう。

 

コロナ禍によってリモートワークが一般的になって以降は、捺印を省略した請求書を使うケースが増えてきているのも実情です。とは言え、やはり捺印というビジネス習慣は長年の慣習の上になりたっており、今なお根強いものがあります。

捺印が無いと受け付けてもらえない企業や官庁は一定数あるのが現実でしょう。したがって現状、捺印をした方がスムーズにやりとりが進むということは押さえておくべきでしょう。

 

捺印する場所は、捺印欄がある場合を除くと発行者の会社名、もしくは住所を記載した右側にすることが通例です。会社名・住所と捺印を重ねることによって偽造防止をすることがあることも合わせて覚えておいてください。

(コラム)電子契約の普及と押印

電子契約とは、従来紙でおこなっていた契約を、クラウド上のサービス等で行い、電子署名・電子印鑑の押印(電子署名を自署する場合は、電子印鑑の「捺印」)をおこなう契約形態のことをいいます。

電子署名・電子印鑑だけでは、別の人物によるなりすましや改ざんの可能性があることから、さまざまなセキュリティ対策が取られています。たとえば、電子証明書やタイムスタンプを付ける機能が挙げられます。

電子契約サービスの利用は、その利便性の高さとセキュリティ面の安心さから、企業での利用も進んでいます。

JIPDEC(一般財団法人日本情報経済社会推進協会)とITR(一般財団法人情報通信研究機構)が2021年1月におこなった調査では、67.2%の企業が電子契約サービスを利用しているとの結果が示されています。

2020年7月にも同様の調査が行われているのですが、その当時は企業での電子契約サービスの利用率は41.5%にとどまっていましたので、コロナ禍を境に、電子化が加速していることがわかりますね。

住所をどうしても書きたくない場合、どのように対応するべきか

仕事をしていくうえで、相手方に余計な不安を与えないのがビジネスマナーですが、それでもどうしても住所の記載をためらう場合もあるでしょう。

「相手方に住所を伝えるメリット」と「自宅住所を公開するリスク」という二つの側面をどのようにバランスをとるのかがフリーランスの方々にとっては難しいのではないでしょうか。だからといって、わざわざ別に必要もないオフィスを借りるというのも無駄が多すぎます。そのような場合にどうすればよいのかを以下に解説をいたします。

自宅以外のオフィスを使う

請求書の発行者情報として借りたシェアオフィスの住所を使う方法があります。シェアオフィスと言われてもイメージがわかないかもしれませんが、難しいことではなく単純に共有スペースを複数の利用者で利用するオフィスのことです。

シェアオフィスは、個人事業者やフリーランスで自宅を事務所にしているかたがたからの需要が一定数あります。都市圏での利用からはじまりましたが最近では地方都市でも珍しくありません。

共有スペースになっているビルの1室や1フロアの空間を自分の事業所の住所として利用することができるのです。多くの場合、郵便物を受け取れるようにポストが備わっているので、取引先からの書類をシェアオフィスで受け取ることができます。

バーチャルオフィスを活用する

シェアオフィスだけでなくバーチャルオフィスを活用する方法もあります。

バーチャルオフィスとは実際のオフィスを借りるわけではなく住所自体を貸し出すサービスのことです。そこの住所を、さも自分の事業所の住所であるかのように記載ができるのです。

中には郵便物を受け取ったり転送したりしてくれるサービスを提供しているものもありますので、取引先からみると本当にオフィスがあるかのような状態になります。

しかも、書留郵便のような受領サインが必要な郵便物を代わりに受け取ってもらうといったことも可能となっています。

まとめ|ビジネス用の住所をバーチャルオフィスで取得し、請求書に住所記載するのが無難

本記事では、請求書のうち住所の記載に焦点をあてて、その必要性を確認すると同時に住所を記載したくない場合の対処法について解説しました。

住所の記載は特に自宅兼事務所としてお仕事をされている方にとっては他人事ではない大きな問題です。

請求書に住所を書かなくても法的には問題ないものの、住所が分からない相手と取引するのは不安、と考える方が一定数いるのもまた事実です。

本記事で説明したように、シェアオフィスやバーチャルオフィスをうまく活用し、相手方に安心感を与える一方、ご自身も安心して集中できる環境を作っていくことはとても大切なことでしょう。ぜひこの記事を参考にして、それぞれに合った方法で臨機応変に対応して頂ければ幸いです。

  • この記事を書いた人

dice

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